ASSURER LA FONCTION D'ASSISTANT(E)
FORMATION ADMINISTRATIVE
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Formation créée le 23/06/2020. Dernière mise à jour le 27/09/2023.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Objectifs de la formation
- Acquérir des méthodes et des outils de travail pour améliorer l’efficacité personnelle
- Organiser et planifier son temps et les activités inhérentes à sa fonction
- Développer des capacités de communication et de dialogue
- Apporter une aisance dans la fonction et la capacité d’adaptation inhérente à la diversité et au niveau élevé des tâches qui sont confiées
- Concevoir et organiser un classement adapté aux besoins du service
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Toute personne dont l'activité requiert des compétences administratives
Prérequis
Contenu de la formation
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SEANCES 1 et 2_ LA COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE
- Se situer dans l’organisation • Importance de l’environnement interne et externe • Evaluer son poste, sa mission, ses tâches, ses objectifs
- Identifier son réseau de relation • Qui sont ses interlocuteurs, ses fournisseurs • Quelles sont leurs particularités et leurs exigences • Comment y répondre : attitude communicante et démarche Qualité (PAQ)
- Etablir des communications efficaces • Principes de communication et relations humaines • Maîtriser sa capacité d’écoute, comprendre son interlocuteur
- Le « savoir-faire » au téléphone et à l’accueil • Autodiagnostic comportemental • L’accueil et le filtrage • Comprendre les réactions d'un interlocuteur • Gérer Les situations délicates • Développer une relation de confiance • Suivre un dossier, un projet
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SEANCE 3 : ORGANISER SON TRAVAIL ET SON TEMPS
- Autodiagnostics des compétences à développer Organiser efficacement une activité • Améliorer son organisation et définir des priorités • Suivre les affaires en cours • Présentation des étapes et outils d’aide à l’organisation et à la prise de décision. • Méthode FISA pour mener une activité, conduire un projet (ordonnancer, classer, hiérarchiser, planifier, contrôler)
- Pourquoi gérer le temps ? • La valeur du temps • Les voleurs de temps • Analyser et utiliser le temps
- Comment mieux gérer son temps ? • La gestion de son temps : l’organisation d’une journée, d’une semaine, d’un mois. • Son temps et celui des autres : coordonner son temps et celui de son responsable, de son équipe, de ses collègues de travail. • Méthodes et outils pour planifier, gérer le temps (méthode NERAC) • Le planning des tâches et les outils de suivi
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SEANCE 4: COLLABORER EFFICACEMENT AVEC SON (SES) PATRON(S)
- Communiquer une image valorisante de son service
- Développer une attitude assertive
- Recueillir et transmettre des informations
- Faire le point sur son efficacité
- Appliquer les principes clés de gestion du temps
- Partager des outils d'organisation
- Prendre des rendez-vous
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SEANCE 5: TRAVAILLER AVEC D'AUTRES EQUIPES
- Savoir proposer
- Savoir négocier
- Utiliser des méthodes de résolution de problème
- Repérer les causes de dysfonctionnements
- Tenir compte des contraintes d'organisation
- Mettre en place des outils d'anticipation et de planification
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SEANCE 6 : CLASSEMENT ET ARCHIVAGE
- Le classement efficace • Comment aborder un problème de classement ? Les différents systèmes • Le plan de classement
- Les principaux procédés de classement et d’archivage • Comment sont rangés les documents • Le mobilier et les fournitures liés au classement et à l’archivage
- Les différents systèmes de classement • Etre clair sur les objectifs à atteindre • Faire le bilan de son classement • Repérer les points forts et les points faibles • Elaborer un programme d’amélioration
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Qu’est ce que l’archivage ? • Les règles de conservation des documents • Savoir préparer un versement aux archives • Faire un plan de classement, d’archivage
Équipe pédagogique
La qualité de nos formations repose sur une parfaite synergie entre notre équipe pédagogique et notre réseau d’intervenants experts . Leur mission commune : construire une offre pédagogique adaptée à tous vos besoins.
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Feuilles de présence.
- Questions orales ou écrites (QCM).
- Mises en situation.
- Formulaires d'évaluation de la formation.
- Délivrance d’une attestation de formation individuelle précisant les compétences acquises à l’issue de la formation
Ressources techniques et pédagogiques
- Accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation.
- Documents supports de formation projetés.
- Exposés théoriques
- Etude de cas concrets
- Quiz en salle
- Participation active des stagiaires
- Mise en situation
- Plan d'action personnalisé
- Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.