ASSURER LA FONCTION DE SECRÉTAIRE - INTER

Formation créée le 15/03/2024.
Version du programme : 1

Type de formation

Formation présentielle

Durée de formation

21 heures (3 jours)
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ASSURER LA FONCTION DE SECRÉTAIRE - INTER


Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Secrétaire
  • Employé(e) administratif(ve)
  • Toute personne dont l'activité requiert des compétences administratives
Prérequis

Contenu de la formation

SEANCES 1 et 2_ LA COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE
  • Se situer dans l’organisation • Importance de l’environnement interne et externe • Evaluer son poste, sa mission, ses tâches, ses objectifs
  • Etablir des communications efficaces • Principes de communication et relations humaines • Maîtriser sa capacité d’écoute, comprendre son interlocuteur
  • Le « savoir-faire » au téléphone et à l’accueil • L’accueil et le filtrage - Les situations délicates
SEANCE 3 : LA COMMUNCIATION PROFESIONNELLE ECRITE
  • Autodiagnostics des compétences à développer
  • Savoir construire un écrit professionnel • Ecrire pourquoi ? Le choix du contenu • Ecrire comment ? Respecter une logique afin d’exposer clairement ses idées
  • Travail d’expression • Les pièges de la langue - Rappel grammatical • Adopter un vocabulaire précis • Utiliser les mots de liaison • Rédiger avec pertinence, rester clair et lisible • Présentation et lisibilité des textes • Recettes minceur pour phrases lourdes
  • Travail de rédaction des courriers administratifs • La spécificité du courrier administratif, ses règles • Le style administratif : élégance, courtoisie, précision, clarté, concision • Différencier le courrier en fonction du destinataire • Transformer la formulation du contenu • Varier le ton selon l’intention • Conclure, amener une chute • Les différents types de courriers administratifs
  • Préparer sa prise de notes pour rédiger un compte-rendu • Identifier le type de compte-rendu à réaliser selon l'objectif de la réunion • Choisir sa technique de prise de notes en fonction de la situation
  • Structurer le plan du compte rendu • Bâtir son plan en fonction de l'objectif et du lecteur • Techniques de présentation (choisir les titres et les sous-titres)
  • Rédiger et présenter le compte rendu • Appliquer les techniques de bonne lisibilité • Affiner sa syntaxe
SEANCE 4 : ORGANISER SON TRAVAIL ET SON TEMPS
  • Autodiagnostics des compétences à développer
  • Organiser efficacement une activité • Améliorer son organisation et définir des priorités • Suivre les affaires en cours o Présentation des étapes et outils d’aide à l’organisation et à la prise de décision. o Méthode FISA pour mener une activité, conduire un projet (ordonnancer, classer, hiérarchiser, planifier, contrôler)
  • Pourquoi gérer le temps ? • La valeur du temps • Les voleurs de temps • Vous et votre temps • Analyser et utiliser le temps
  • Comment mieux gérer son temps ? • La gestion de son temps : l’organisation d’une journée, d’une semaine, d’un mois. • Son temps et celui des autres : coordonner son temps et celui de son responsable, de son équipe, de ses collègues de travail. • Méthodes et outils pour planifier, gérer le temps (méthode NERAC) • Le planning des tâches et les outils de suivi
SEANCE 5: CLASSEMENT ET ARCHIVAGE
  • Le classement efficace • Comment aborder un problème de classement ? Les différents systèmes • Le plan de classement
  • Les principaux procédés de classement et d’archivage • Comment sont rangés les documents • Le mobilier et les fournitures liés au classement et à l’archivage
  • Les différents systèmes de classement • être clair sur les objectifs à atteindre • faire le bilan de son classement • repérer les points forts et les points faibles • élaborer un programme d’amélioration
  • Qu’est ce que l’archivage ? • les règles de conservation des documents • savoir préparer un versement aux archives • faire un plan de classement, d’archivage

Équipe pédagogique

La qualité de nos formations repose sur une parfaite synergie entre notre équipe pédagogique et notre réseau d’intervenants experts . Leur mission commune : construire une offre pédagogique adaptée à tous vos besoins.

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

  • Feuilles de présence.
  • Questions orales ou écrites (QCM).
  • Mises en situation.
  • Formulaires d'évaluation de la formation.
  • Délivrance d’une attestation de formation individuelle précisant les compétences acquises à l’issue de la formation

Ressources techniques et pédagogiques

  • Accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation.
  • Documents supports de formation projetés.
  • Apports théoriques et pratiques
  • Etude de cas concrets
  • Quiz en salle
  • Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.
  • Entraînements diversifiés pour développer l’aptitude à rédiger
  • Participation active du stagiaire
  • Exercices pratiques