ASSURER LA FONCTION DE SECRÉTAIRE
6 séances de 4 heures
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Formation créée le 23/06/2020. Dernière mise à jour le 20/09/2023.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Secrétaire
- Employé(e) administratif(ve)
- Toute personne dont l'activité requiert des compétences administratives
Prérequis
Contenu de la formation
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SEANCES 1 et 2_ LA COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE
- Se situer dans l’organisation • Importance de l’environnement interne et externe • Evaluer son poste, sa mission, ses tâches, ses objectifs
- Etablir des communications efficaces • Principes de communication et relations humaines • Maîtriser sa capacité d’écoute, comprendre son interlocuteur
- Le « savoir-faire » au téléphone et à l’accueil • L’accueil et le filtrage - Les situations délicates
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SEANCE 3 et 4 : LA COMMUNCIATION PROFESIONNELLE ECRITE
- Autodiagnostics des compétences à développer
- Savoir construire un écrit professionnel • Ecrire pourquoi ? Le choix du contenu • Ecrire comment ? Respecter une logique afin d’exposer clairement ses idées
- Travail d’expression • Les pièges de la langue - Rappel grammatical • Adopter un vocabulaire précis • Utiliser les mots de liaison • Rédiger avec pertinence, rester clair et lisible • Présentation et lisibilité des textes • Recettes minceur pour phrases lourdes
- Travail de rédaction des courriers administratifs • La spécificité du courrier administratif, ses règles • Le style administratif : élégance, courtoisie, précision, clarté, concision • Différencier le courrier en fonction du destinataire • Transformer la formulation du contenu • Varier le ton selon l’intention • Conclure, amener une chute • Les différents types de courriers administratifs
- Préparer sa prise de notes pour rédiger un compte-rendu • Identifier le type de compte-rendu à réaliser selon l'objectif de la réunion • Choisir sa technique de prise de notes en fonction de la situation
- Structurer le plan du compte rendu • Bâtir son plan en fonction de l'objectif et du lecteur • Techniques de présentation (choisir les titres et les sous-titres)
- Rédiger et présenter le compte rendu • Appliquer les techniques de bonne lisibilité • Affiner sa syntaxe
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SEANCE 5 : ORGANISER SON TRAVAIL ET SON TEMPS
- Autodiagnostics des compétences à développer
- Organiser efficacement une activité • Améliorer son organisation et définir des priorités • Suivre les affaires en cours o Présentation des étapes et outils d’aide à l’organisation et à la prise de décision. o Méthode FISA pour mener une activité, conduire un projet (ordonnancer, classer, hiérarchiser, planifier, contrôler)
- Pourquoi gérer le temps ? • La valeur du temps • Les voleurs de temps • Vous et votre temps • Analyser et utiliser le temps
- Comment mieux gérer son temps ? • La gestion de son temps : l’organisation d’une journée, d’une semaine, d’un mois. • Son temps et celui des autres : coordonner son temps et celui de son responsable, de son équipe, de ses collègues de travail. • Méthodes et outils pour planifier, gérer le temps (méthode NERAC) • Le planning des tâches et les outils de suivi
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SEANCE 6 : CLASSEMENT ET ARCHIVAGE
- Le classement efficace • Comment aborder un problème de classement ? Les différents systèmes • Le plan de classement
- Les principaux procédés de classement et d’archivage • Comment sont rangés les documents • Le mobilier et les fournitures liés au classement et à l’archivage
- Les différents systèmes de classement • être clair sur les objectifs à atteindre • faire le bilan de son classement • repérer les points forts et les points faibles • élaborer un programme d’amélioration
- Qu’est ce que l’archivage ? • les règles de conservation des documents • savoir préparer un versement aux archives • faire un plan de classement, d’archivage
Équipe pédagogique
La qualité de nos formations repose sur une parfaite synergie entre notre équipe pédagogique et notre réseau d’intervenants experts . Leur mission commune : construire une offre pédagogique adaptée à tous vos besoins.
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Feuilles de présence.
- Questions orales ou écrites (QCM).
- Mises en situation.
- Formulaires d'évaluation de la formation.
- Délivrance d’une attestation de formation individuelle précisant les compétences acquises à l’issue de la formation
Ressources techniques et pédagogiques
- Accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation.
- Documents supports de formation projetés.
- Apports théoriques et pratiques
- Etude de cas concrets
- Quiz en salle
- Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.
- Entraînements diversifiés pour développer l’aptitude à rédiger
- Participation active du stagiaire
- Exercices pratiques