ORGANISATION DU SECRETARIAT

FORMATION ADMINISTRATIVE

Formation créée le 23/06/2020. Dernière mise à jour le 24/08/2023.
Version du programme : 1
Taux de satisfaction des apprenants
9,2/10 (24 avis)

Type de formation

Formation présentielle

Durée de formation

14 heures
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ORGANISATION DU SECRETARIAT

FORMATION ADMINISTRATIVE


Objectifs de la formation

  • Acquérir des méthodes et des outils de travail pour améliorer l’efficacité personnelle
  • Organiser et planifier son temps et les activités inhérentes à sa fonction
  • Développer des capacités de communication et de dialogue avec ses collègues et sa hiérarchie
  • Identifier les missions de secrétariat
  • Se perfectionner dans les techniques de secrétariat ( techniques de classement, prise de notes, reporting...)
  • Consolider sa rédaction administrative

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Les agents communvaux assurant un poste de secrétariat et en particulier les personnes débutant dans ce métier
Prérequis

Contenu de la formation

Clarifier les taches et les missions : l'organisation du travail administratif
  • Les outils d'organisation
  • Organisation du poste de travail
  • Fixer et lister les objectifs et les activités
  • - quantification
  • - Chronologie et hiérarchie des tâches
  • - Création d'un planning quotidien
  • - Création d'une fiche d'attribution
  • - Création de fiches d'exécution
Maîtriser son temps et gérer ses priorités pour optimiser son travail
  • Autodiagnostics des compétences à développer Organiser efficacement une activité • Améliorer son organisation et définir des priorités • Suivre les affaires en cours • Présentation des étapes et outils d’aide à l’organisation et à la prise de décision. • Méthode FISA pour mener une activité, conduire un projet (ordonnancer, classer, hiérarchiser, planifier, contrôler)
  • Pourquoi gérer le temps ? • La valeur du temps • Les voleurs de temps • Analyser et utiliser le temps
  • Comment mieux gérer son temps ? • La gestion de son temps : l’organisation d’une journée, d’une semaine, d’un mois. • Son temps et celui des autres : coordonner son temps et celui de son responsable, de son équipe, de ses collègues de travail. • Méthodes et outils pour planifier, gérer le temps (méthode NERAC) • Le planning des tâches et les outils de suivi
  • Gagner du temps en améliorant la qualité de son travail et l'auto-contrôle
  • • Apprendre à vérifier son travail , à se relire; à contrôler la cohérence des informations ( chiffres; tableaux de bord etc ...)
Collaborer efficacement avec ses collègues et sa hiérarchie
  • Communiquer une image valorisante de son service
  • Développer une attitude assertive
  • Recueillir et transmettre des informations
  • Faire le point sur son efficacité
  • Appliquer les principes clés de gestion du temps
  • Partager des outils d'organisation
  • Prendre des rendez-vous
  • Mobiliser des compétences de communication interpersonnelle
Travailler avec d'autres services
  • Savoir proposer
  • Savoir négocier
  • Utiliser des méthodes de résolution de problème
  • Repérer les causes de dysfonctionnements
  • Tenir compte des contraintes d'organisation
  • Mettre en place des outils d'anticipation et de planification
Choisir une méthode de classement et d'archivage adaptée
  • Le classement efficace • Comment aborder un problème de classement ? Les différents systèmes • Le plan de classement
  • Les principaux procédés de classement et d’archivage • Comment sont rangés les documents • Le mobilier et les fournitures liés au classement et à l’archivage
  • Les différents systèmes de classement • Etre clair sur les objectifs à atteindre • Faire le bilan de son classement • Repérer les points forts et les points faibles • Elaborer un programme d’amélioration
Qu’est ce que l’archivage ? • Les règles de conservation des documents • Savoir préparer un versement aux archives • Faire un plan de classement, d’archivage

Équipe pédagogique

La qualité de nos formations repose sur une parfaite synergie entre notre équipe pédagogique et notre réseau d’intervenants experts . Leur mission commune : construire une offre pédagogique adaptée à tous vos besoins.

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

  • Feuilles de présence.
  • Questions orales ou écrites (QCM).
  • Mises en situation.
  • Formulaires d'évaluation de la formation.
  • Délivrance d’une attestation de formation individuelle précisant les compétences acquises à l’issue de la formation

Ressources techniques et pédagogiques

  • Accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation.
  • Documents supports de formation projetés.
  • Exposés théoriques
  • Etude de cas concrets
  • Quiz en salle
  • Participation active des stagiaires
  • Mise en situation
  • Plan d'action personnalisé
  • Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.

Qualité et satisfaction

Taux de satisfaction des apprenants
9,2/10 (24 avis)