ORGANISATION DU SECRETARIAT
FORMATION ADMINISTRATIVE
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Formation créée le 23/06/2020. Dernière mise à jour le 24/08/2023.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Objectifs de la formation
- Acquérir des méthodes et des outils de travail pour améliorer l’efficacité personnelle
- Organiser et planifier son temps et les activités inhérentes à sa fonction
- Développer des capacités de communication et de dialogue avec ses collègues et sa hiérarchie
- Identifier les missions de secrétariat
- Se perfectionner dans les techniques de secrétariat ( techniques de classement, prise de notes, reporting...)
- Consolider sa rédaction administrative
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Les agents communvaux assurant un poste de secrétariat et en particulier les personnes débutant dans ce métier
Prérequis
Contenu de la formation
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Clarifier les taches et les missions : l'organisation du travail administratif
- Les outils d'organisation
- Organisation du poste de travail
- Fixer et lister les objectifs et les activités
- - quantification
- - Chronologie et hiérarchie des tâches
- - Création d'un planning quotidien
- - Création d'une fiche d'attribution
- - Création de fiches d'exécution
-
Maîtriser son temps et gérer ses priorités pour optimiser son travail
- Autodiagnostics des compétences à développer Organiser efficacement une activité • Améliorer son organisation et définir des priorités • Suivre les affaires en cours • Présentation des étapes et outils d’aide à l’organisation et à la prise de décision. • Méthode FISA pour mener une activité, conduire un projet (ordonnancer, classer, hiérarchiser, planifier, contrôler)
- Pourquoi gérer le temps ? • La valeur du temps • Les voleurs de temps • Analyser et utiliser le temps
- Comment mieux gérer son temps ? • La gestion de son temps : l’organisation d’une journée, d’une semaine, d’un mois. • Son temps et celui des autres : coordonner son temps et celui de son responsable, de son équipe, de ses collègues de travail. • Méthodes et outils pour planifier, gérer le temps (méthode NERAC) • Le planning des tâches et les outils de suivi
- Gagner du temps en améliorant la qualité de son travail et l'auto-contrôle
- • Apprendre à vérifier son travail , à se relire; à contrôler la cohérence des informations ( chiffres; tableaux de bord etc ...)
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Collaborer efficacement avec ses collègues et sa hiérarchie
- Communiquer une image valorisante de son service
- Développer une attitude assertive
- Recueillir et transmettre des informations
- Faire le point sur son efficacité
- Appliquer les principes clés de gestion du temps
- Partager des outils d'organisation
- Prendre des rendez-vous
- Mobiliser des compétences de communication interpersonnelle
-
Travailler avec d'autres services
- Savoir proposer
- Savoir négocier
- Utiliser des méthodes de résolution de problème
- Repérer les causes de dysfonctionnements
- Tenir compte des contraintes d'organisation
- Mettre en place des outils d'anticipation et de planification
-
Choisir une méthode de classement et d'archivage adaptée
- Le classement efficace • Comment aborder un problème de classement ? Les différents systèmes • Le plan de classement
- Les principaux procédés de classement et d’archivage • Comment sont rangés les documents • Le mobilier et les fournitures liés au classement et à l’archivage
- Les différents systèmes de classement • Etre clair sur les objectifs à atteindre • Faire le bilan de son classement • Repérer les points forts et les points faibles • Elaborer un programme d’amélioration
-
Qu’est ce que l’archivage ? • Les règles de conservation des documents • Savoir préparer un versement aux archives • Faire un plan de classement, d’archivage
Équipe pédagogique
La qualité de nos formations repose sur une parfaite synergie entre notre équipe pédagogique et notre réseau d’intervenants experts . Leur mission commune : construire une offre pédagogique adaptée à tous vos besoins.
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Feuilles de présence.
- Questions orales ou écrites (QCM).
- Mises en situation.
- Formulaires d'évaluation de la formation.
- Délivrance d’une attestation de formation individuelle précisant les compétences acquises à l’issue de la formation
Ressources techniques et pédagogiques
- Accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation.
- Documents supports de formation projetés.
- Exposés théoriques
- Etude de cas concrets
- Quiz en salle
- Participation active des stagiaires
- Mise en situation
- Plan d'action personnalisé
- Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.